By 
Zamówienia publiczne w branży IT dla wielu osób stanowią twardy orzech do zgryzienia. Wiele jednostek publicznych nie zawsze potrafią prawidłowo przygotować ofertę przetargową, efektem czego jest brak zainteresowania wśród potencjalnych wykonawców konkretnego zadania. Na co zatem zwracać uwagę przygotowując przetargi IT?
Skąd się biorą problemy w przetargach IT?
Problemy związane z przetargami IT mogą mieć różne podłoże i pojawiać praktycznie w całym procesie zamówienia. Do najczęściej popełnianych błędów należą:
- Nieodpowiednie przygotowanie oferty przetargowej – oferta przetargowa powinna być czytelna i zrozumiała dla zainteresowanych podmiotów. Ważne jest więc to, aby umieścić w niej wszystkie oczekiwania wobec danego wdrożenia, ze szczegółowym określeniem efektów, jakie powinno ono przynieść. Brak tego typu wyznaczników może spowodować, że wyłoniony w drodze przetargu wykonawca nie będzie posiadał wymaganej wiedzy w zakresie wdrażanej technologii, a tym samym nie zrealizuje w pełni zadania. Utrudnieniem mogą okazać się również zbyt częste zmiany koncepcji w czasie opracowywania oferty przetargowej.
- Niewłaściwa realizacja projektu – przetargi IT powinny szczegółowo określać cel, jaki powinny przynieść podjęte działania. Jest to gwarancja, że wykonawca będzie potrafił dostosować narzędzia do specyfiki konkretnego zadania, uzyskując tym samym pożądane efekty.
Jak uniknąć problemów z przetargami IT?
Chcąc uniknąć niepotrzebnych błędów i problemów, należy szczegółowo przeanalizować potrzeby danej jednostki oraz charakter zadania, którego bezpośrednio dotyczy oferta przetargowa. Najlepszą drogą, która pomoże uzyskać zamierzony cel, jest wdrożenie kilku podstawowych zasad, wypracowanie indywidualnej strategii oraz określenie priorytetów. Dobrym pomysłem jest także etapowa realizacja przedsięwzięcia i obiektywny podział obowiązków, uwzględniający kompetencje i doświadczenie poszczególnych osób. Inaczej rzecz ujmując, przygotowując przetargi IT należy zadbać o następujące elementy:
- określenie celów przedsięwzięcia;
- sprecyzowanie zakresu obowiązków i zadań osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania;
- wyznaczenie etapów projektowych i kontrola ich realizacji;
- standaryzacja i obiektywizacja procesów zamówienia;
- testowanie funkcjonalności rozwiązania przed końcowym odbiorem;
- określenie wymaganego okresu wsparcia od wykonawcy po zakończeniu prac i przyjęciu realizacji przedsięwzięcia.
Potencjalni oferenci zazwyczaj zwracają uwagę na uwzględnione w ofercie wytyczne i oczekiwania zleceniodawcy. Szczegółowe, rzetelnie przygotowane oferty przetargowej pozwoli wyłonić najlepszego wykonawcę i uniknąć wielu problemów. Jest to również gwarancja prawidłowo zrealizowanego zadania.
